COVID Communication – Safety Measures – Text Translation

Original Text:

12 March 2020

Dear INSERT NAME

Firstly we are looking forward to welcoming you to your event at INSERT NAME OF HOTEL

The safety and security of our guests and team members is always our highest priority. 

In light of the recent developments with regards to COVID-19,  INSERT HOTEL NAME is constantly monitoring all recommendations issued by the World Health Organization (WHO) and relevant local authorities to protect the health and safety of our guests and team members, and will respond based on the advice of governments, public health authorities, and medical professionals.

Providing safe and clean environments for our guests and team members is always one of our top priorities, even prior to COVID-19. At this time we remain committed to upholding the highest standards of cleanliness, and want you to feel at ease when you stay or have an event or meeting with us.

Accordingly, we have procedures in place in accordance with the World Health Organization and local authority guidelines, including but not limited to the following:

  • Provision of hand sanitisers throughout the hotels and conference facilities for guests and team members to use; 
  • We use high-grade cleaning products which clean and disinfect at the same time and are extensively tested and the EN (European Standards/Norm) registered broad spectrum formulation maintains highest level of anti-microbial protection;
  • Our housekeeping teams follow cleaning protocols when cleaning guest rooms after departure and before the next guest arrives, with particular attention to high touch items;
  • Public spaces in the hotel have received an increased frequency of cleaning and disinfecting;
  • Food hygiene and food handling regulations are adhered to;
  • Ongoing training and guidance for our team members based on the World Health Organization and local authority recommendations;
  • PPHE Hotel Group Corporate and Regional teams continue to support our hotels and we have a robust Crisis Response Plan established in the business.

If anyone is seen to be displaying symptoms, the General Managers, Group Safety & Risk Manager & Hotel Security Managers will be notified immediately, and adequate procedures will be followed.

We are recommending that event organisers also advise attendees in advance of any event to follow the recommendations made by the World Health Organization, Bundesministerium and the Government regulations, links below for ease. 

https://www.who.int/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019/advice-for-public

https://www.bundesgesundheitsministerium.de/coronavirus.html

Recommendations to guests and event delegates include but are not limited to:

  • When you arrive, please make sure you use the hand sanitiser gel at our reception areas. You will also find numerous hand sanitising gel stations throughout the building, please do use these when appropriate;
  • During your stay or event, clean your hands frequently with an alcohol-based hand rub or wash them with soap and warm water for a minimum of 20 seconds;
  • We respectfully ask you to avoid handshaking on introduction;
  • Maintain social distancing of at least 1 metre between yourself and anyone who is coughing or sneezing;
  • Avoid touching your eyes, nose and mouth;
  • Practice respiratory hygiene including covering your mouth and nose with your bent elbow or tissue when you sneeze; and
  • If you have a fever, cough and difficulty breathing, seek medical care early.

We would appreciate if you could share the above guidance with your delegates ahead of your event. If you require any additional support or further information in relation to your booking, please do not hesitate to contact your dedicated events specialist.

We look forward to welcoming you to the AA-award winning Large Hotel Group of the Year and we thank you for your support and loyalty during this time.  Please feel secure in the knowledge that we have taken every precaution necessary to protect the health of you and your event delegates.

Übersetzung:

12 March 2020

Sehr geehrter INSERT NAME

Zunächst einmal freuen wir uns darauf, Sie bei Ihrer Veranstaltung im INSERT NAME OF HOTEL begrüßen zu dürfen.

Die Sicherheit unserer Gäste und Teammitglieder hat für uns immer höchste Priorität.

Angesichts der neuesten Entwicklungen in Bezug auf COVID-19 überwacht INSERT HOTEL NAME ständig alle Empfehlungen der Weltgesundheitsorganisation (WHO) und der zuständigen lokalen Behörden zum Schutz der Gesundheit und Sicherheit unserer Gäste und Teammitglieder und wird auf der Grundlage der Ratschläge von Regierungen, Gesundheitsbehörden und medizinischen Fachleuten reagieren.

Die Bereitstellung einer sicheren und sauberen Umgebung für unsere Gäste und Teammitglieder ist immer eine unserer wichtigsten Prioritäten, auch schon vor COVID-19. Wir sind nach wie vor bestrebt, die höchsten Sauberkeitsstandards einzuhalten, und möchten, dass Sie sich wohl fühlen, wenn Sie sich bei uns befinden, eine Veranstaltung abhalten oder sich mit uns treffen.

Dementsprechend verfügen wir über Verfahren, die im Einklang mit den Richtlinien der Weltgesundheitsorganisation und der lokalen Behörden stehen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden:

  • Bereitstellung von Handdesinfektionsmitteln in allen Hotels und Konferenzeinrichtungen zur Nutzung der Gäste und Teammitglieder; 
  • Wir verwenden hochwertige Reinigungsprodukte, die gleichzeitig reinigen und desinfizieren und ausgiebig getestet sind. Die nach EN (Europäische Normen/Norm) registrierte Breitspektrum-Formulierung gewährleistet ein Höchstmaß an antimikrobiellem Schutz;
  • Unsere Housekeeping-Teams befolgen Reinigungsprotokolle bei der Reinigung von Gästezimmern nach der Abreise und vor der Ankunft des nächsten Gastes, wobei sie besonders auf Gegenstände mit hoher Berührung achten;
  • Öffentliche Bereiche des Hotels werden häufiger gereinigt und desinfiziert;
  • Lebensmittelhygiene und Vorschriften für den Umgang mit Lebensmitteln werden eingehalten;
  • Laufende Schulung und Anleitung für unsere Teammitglieder auf der Grundlage der Empfehlungen der Weltgesundheitsorganisation und der örtlichen Behörden;
  • PPHE Hotel Group Corporate und regionale Teams unterstützen unsere Hotels weiterhin, und wir haben einen starken Krisenreaktionsplan für den Betrieb aufgestellt.

Sollte jemand Symptome zeigen, werden die General Manager, der Group Safety & Risk Manager und die Hotelsicherheitsbeauftragten sofort benachrichtigt, und die entsprechenden Verfahren werden befolgt.

Wir empfehlen den Organisatoren von Veranstaltungen außerdem, den Teilnehmern im Vorfeld zu empfehlen, die Empfehlungen der Weltgesundheitsorganisation, des Bundesministeriums und der Regierungsvorschriften zu befolgen, die untenstehenden Links erleichtern.

https://www.who.int/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019/advice-for-public

https://www.bundesgesundheitsministerium.de/coronavirus.html

Empfehlungen an Gäste und Veranstaltungsteilnehmer sind unter anderem:

  • Bei Ihrer Ankunft stellen Sie bitte sicher, dass Sie das Handdesinfektionsmittel Gel in unseren Empfangsbereichen verwenden. Im ganzen Gebäude finden Sie außerdem zahlreiche Stationen für Handdesinfektionsgel, bitte benutzen Sie diese, wenn es angebracht ist;
  • Reinigen Sie während Ihres Aufenthalts oder Ihrer Veranstaltung Ihre Hände häufig mit einem alkoholhaltigen Handreiben oder waschen Sie Ihre Hände mindestens 20 Sekunden lang mit Seife und warmem Wasser;
  • Wir bitten Sie höflichst, bei der Einführung nicht die Hände zu schütteln;
  • Bewahren Sie einen sozialen Abstand von mindestens 1 Meter zwischen sich und jedem, der hustet oder niest;
  • Vermeiden Sie es, Ihre Augen, Nase und Mund zu berühren;
  • Üben Sie Atemwegshygiene, einschließlich der Abdeckung Ihres Mundes und Ihrer Nase mit dem gebeugten Ellbogen oder Gewebe, wenn Sie niesen; und
  • Wenn Sie Fieber, Husten und Atembeschwerden haben, suchen Sie frühzeitig ärztliche Hilfe auf.

Wir würden es sehr begrüßen, wenn Sie Ihren Delegierten die oben genannten Hinweise vor Ihrer Veranstaltung mitteilen könnten. Wenn Sie zusätzliche Unterstützung oder weitere Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Buchung benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich an Ihren speziellen Veranstaltungsexperten zu wenden.

Wir freuen uns darauf, Sie bei der mit dem AA-Preis ausgezeichneten Large Hotel Group of the Year willkommen zu heißen, und wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung und Loyalität während dieser Zeit.  Bitte fühlen Sie sich sicher in dem Wissen, dass wir alle notwendigen Vorkehrungen getroffen haben, um Ihre Gesundheit und die Ihrer Veranstaltungsteilnehmer zu schützen.

ENTER GM NAME

ENTER HOTEL NAME

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s